Билеты разлетелись, а половина не пришла. Как организатору мероприятий держать зал полным
Коротко
- Участников собирают в директе, а список живёт в заметках
- Кодовое слово под анонсом отправляет программу и создаёт карточку в CRM
- Группы с местами: видно, сколько занято и сколько осталось
- Лист ожидания и напоминание накануне возвращают пустые места
- 14 дней бесплатно, настройку первого сценария делаем сами
До мастер-класса два дня. В списке тридцать человек, в директе ещё восемь «а можно я тоже?», а вы не уверены, кто из списка уже оплатил, а кто «точно придёт». В день события приходят двадцать два. Восемь мест пустуют, а те восемь, что просились, давно ушли на другое мероприятие.
Ивент живёт одним вечером. Если места не заполнены к началу, их уже не продать.
Узнаёте себя?
Под анонсом сотня комментариев «сколько стоит?» и «где будет?».
Список участников – в заметках, оплаты – в банке, вопросы – в директе.
Мест нет, человек просит написать, если освободится, – и про него забывают.
Накануне вечер уходит на рассылку адреса и времени каждому вручную.
Кто-то «забронировал» и пропал, а место держится.
Почему так происходит
Анонс собирает интерес за минуты, а дальше начинается ручная работа: ответить, записать, проверить оплату, напомнить. Пока участников двадцать, это терпимо. Когда мероприятий несколько в месяц, организатор превращается в колл-центр, а люди отваливаются на каждом шаге.
Как TornadoAdPlace закрывает каждую дыру
Вопросы под анонсом. Пишете: «Напишите ИВЕНТ в комментариях – пришлю программу». Человек получает ответ в директ Instagram*, а в CRM появляется карточка с пометкой, из какого поста он пришёл.
Список в заметках. Каждое событие – группа с местами в «Записи». Видно, сколько занято и сколько осталось, и кто именно записан. Записаться можно по ссылке или QR-коду с афиши.
Данные участников. В анкету при записи добавьте свои вопросы – ФИО, телефон, что угодно для бейджей. Собирать по сообщениям не нужно.
«Напишите, если освободится». На группы работает лист ожидания: место освободилось – бот первым пишет тому, кто ждал. Бронь места держится сутки, так что «пропавшие» не занимают его бесконечно.
Предоплата. Учёт оплат и предоплат показывает, кто внёс деньги. Запись в группу с предоплатой может ждать подтверждения сотрудника – это настраивается. Онлайн-оплату по ссылке можно подключить отдельно.
Вечер перед событием. На уровне «Воронка» бот в Telegram накануне сам напоминает о мероприятии и месте сбора и просит подтвердить, перенести или отменить. Сложные вопросы бот передаёт менеджеру в рабочую группу.
Что получает организатор
Полный зал – лист ожидания и напоминания закрывают пустые места.
Один список вместо трёх – участники, оплаты и переписка в одном месте.
Свободные вечера – рассылку перед событием делает бот.
Понятная отдача от анонсов – отчёты показывают, какие посты приводят участников.
Как начать
На уровне «Поток» есть CRM, группы с местами, онлайн-запись и кодовые слова. Бот, лист ожидания с сообщением и напоминания – с уровня «Воронка». Готовые шаблоны под нишу – в разделе «Шаблоны».
Первые 14 дней – бесплатно. Подключим Instagram* и бота, настроим первый сценарий под ближайшее событие, и вы увидите результат на настоящих участниках.