Клиент пишет в 23:00 «можно на завтра?» Как психологу вести запись без хаоса
Коротко
- Согласование времени сессий съедает часы, которые могли бы стать консультациями
- Клиент сам выбирает свободное время по ссылке и сам переносит сессию, если вы разрешили
- Бот напоминает о сессии накануне – меньше неявок и неловких сообщений
- Данные клиентов хранятся в России, у сотрудников доступы по ролям, действия видны в журнале
- 14 дней бесплатно, переезд из таблицы или другой CRM – наша работа
Половина двенадцатого ночи. Вы только закончили записи по последней сессии, а в директе три сообщения: «А в четверг есть окно?», «Мне нужно перенести, простите», «Здравствуйте, сколько стоит первая встреча?». Ответить сейчас – значит снова не отдохнуть. Ответить утром – кто-то уже записался к коллеге.
Психолог продаёт не время, а доверие. Но первые шаги к доверию почему-то тонут в бытовой переписке: когда, сколько, а можно ли перенести.
Узнаёте себя?
На вопрос «есть ли время?» уходит пять сообщений туда-обратно.
Клиент не пришёл и не предупредил – час потерян, а написать ему неловко.
Расписание живёт в блокноте, предоплаты – в банковском приложении, история клиента – в памяти.
Боюсь, что переписка с клиентами лежит где попало и кто угодно может её увидеть.
Из Instagram* пишут много, а до первой сессии доходят единицы.
Почему так происходит
Частная практика растёт, а инструменты остаются теми, что были на старте: мессенджер, календарь в телефоне, заметки. Каждый из них хорош по отдельности, но ни один не знает про остальные. Вы становитесь тем самым связующим звеном – и работаете администратором вместо того, чтобы работать с людьми.
Как TornadoAdPlace закрывает каждую дыру
Переписка о времени. Вы даёте ссылку на онлайн-запись или QR-код. Клиент видит только свободное время – по вашим часам работы и графику, – выбирает и записывается. Можно дать ссылку на все услуги, на конкретную консультацию или на определённый день. Письмо о записи приходит ему на почту.
Переносы и отмены. Если вы разрешили это в правилах услуги, клиент сам переносит или отменяет сессию по ссылке из письма. Без извинений в директе и без вашего участия.
Неявки. На уровне «Воронка» бот в Telegram напоминает о сессии накануне и предлагает подтвердить, перенести или отменить. Освободившееся время вы узнаёте заранее, а не в момент, когда сидите и ждёте.
Первичная информация. В анкету при записи добавьте свои вопросы – например, ФИО и удобный способ связи. Подробности запроса лучше обсудить на самой встрече, а не собирать в анкете.
Заявки из соцсетей. Пишете в посте: «Напишите СЛОВО в комментариях – пришлю, как проходит первая встреча». Человек получает ответ в директ, а в CRM появляется карточка. Все переписки – в одном окне, история клиента – в одной карточке.
Конфиденциальность. Данные клиентов хранятся на серверах в России, копия базы делается каждую ночь. Если вы работаете с администратором или коллегами, у каждого свой доступ по ролям, а журнал действий показывает, кто и что делал.
Что получает психолог
Вечера без переписки – запись, переносы и письма работают сами.
Меньше пустых часов – напоминания и самостоятельный перенос по ссылке.
Спокойствие за данные – хранение в России, роли и журнал действий.
Понятная картина практики – отчёты показывают, откуда приходят клиенты и сколько доходит до сессии.
Как начать
На уровне «Поток» уже есть онлайн-запись, CRM, кодовые слова в Instagram* и письма о записи. Бот с напоминаниями – с уровня «Воронка». Готовые шаблоны под нишу – в разделе «Шаблоны».
Первые 14 дней – бесплатно на любом уровне. Мы сами подключим Instagram*, настроим первый сценарий и бесплатно перенесём клиентов из таблицы или другой CRM.